Ook als je net begint met automatiseren, ben je waarschijnlijk al verder dan je denkt. De automations in deze fase vormen de basis voor succes. Veel stappen zijn essentieel om je data op peil te houden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Lege velden vullen
• Oude records wissen
• Automatische enquêtes uitsturen waarmee je de informatie over jouw kandidaten up-to-date houdt.

Voordat je de communicatie met kandidaten en klanten kunt personaliseren en automatiseren, heb je schone en nauwkeurige data nodig om deze berichten op te kunnen stellen.

Je hebt automatiseringen geïmplementeerd die jouw organisatie naar de volgende stap leiden. In deze fase maak je niet alleen gebruik van automatisering om bijvoorbeeld data op te schonen, maar ook om eenmalige communicatie tussen klanten en kandidaten te faciliteren.

Sommige vooraanstaande recruiters hebben deze automatiseringen zich zodanig eigen gemaakt, dat ze deze op honderden manieren kunnen toepassen binnen hun organisatie. De processen zijn op elkaar afgesteld en complex, zodat ze een enorme impact maken op hun succes. Dit hebben ze daarover te zeggen:

Inspiratie nodig? Bekijk de voorbeeiden van onze wereldwijde commuity!

Wat is recruitment automation?

recruitment automation stelt je in staat om repetitieve workflows, processen en communicatie binnen de hele recruitmentcyclus te stroomlijnen, met het realiseren van meer winst- en omzetgroei als doel

Met recruitment-automation kan je team:

Wat kun je doen met recruitment automation?

Of je nu een ervaren gebruiker van recruitment automation bent of een beginner, hier volgen een aantal recruitment-specifieke automations die je meteen kunt toepassen:

Kun je je eigen workflows opzetten?
Visualiseer je automation en vul gaten in communicatie of processen in met een paar klikken.

Hoe moeilijk is het in te stellen?
Heb je een externe integratie-specialist nodig, of kun je er meteen mee aan de slag?

Kan de tool meeveranderen met de behoeften van mijn bedrijf?
Zorg dat je ook in de toekomst kunt inspelen op wat je bedrijf nodig heeft door een automation tool aan te schaffen die flexibel is en die je kunt instellen door te klikken in plaats van te programmeren.

Waar zitten de gaten in je recruitmentproces?

Begrijpen waar je nu staat helpt je het punt te bereiken waar je wilt zijn. Met andere woorden: het is belangrijk dat je uitzoekt waar de gaten in je processen zitten en hoe automation deze kan vullen. Hieronder staan een aantal veelvoorkomende voorbeelden waarop bureaus vaak gaten in hun processen vinden:

• Geen communicatie over belangrijke data en tijden Bijvoorbeeld dat er niet gecommuniceerd wordt in de aanloop naar een sollicitatiegesprek of startdatum.
• Veldwaardes worden niet bijgewerkt tijdens belangrijke veranderingen in de recruitmentcyclus. Bijvoorbeeld het veranderen van de status van een kandidaat van passief naar actief wanneer ze solliciteren of vergeten de status van een prospect naar ‘Klant’ te veranderen nadat ze hebben getekend.
• Tekortkomingen in communicatie naar klanten. Bijvoorbeeld een actieve klant die al een maand geen nieuwe verzoeken heeft gestuurd of het vergeten terugkoppeling te vragen van managers.
• Handmatige activiteiten kunnen leiden tot fouten of vertraging. Bijvoorbeeld wanneer je e-mails of onboarding-documenten handmatig verstuurt.

Waarom zijn deze gaten er?

Waarom zijn er minder nieuwe plaatsingen? Waarom hebben we kandidaten met de status ‘Geplaatst’, terwijl ze geen contract hebben? Waarom zit onze database vol non-actieve kandidaten? Wanneer je team eenmaal doorkrijgt waarom er gaten in je processen zijn, kun je beter bepalen hoe je ze gaat aanpakken.

Hoe kan automation je helpen met deze gaten?

Hoewel automation een positieve impact kan hebben op allerlei aspecten van het recruitmentproces, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen taken die geautomatiseerd moeten worden en de taken die beter door een recruiter of teamlid kunnen worden uitgevoerd.

Vijf regels om je aan te houden:

• Automatiseer herhalende processen: zaken zoals veldwaardes bijwerken, opmerkingen toevoegen of berichten versturen.
• Automatiseer zaken die dagelijks terugkomen: zoals communicatie naar nieuwe sollicitanten of voorbereiding op een sollicitatiegesprek.
• Automatiseer rond belangrijke data: zaken zoals informatievoorziening voorafgaand aan een sollicitatiegesprek of tips voor de eerste dag.
• Automatiseer meldingen voor als er iets misgaat: zaken zoals een lage tevredenheidsscore van een klant of wanneer er al 60 dagen geen contact is opgenomen met een consultant.
• Automatiseer nette gegevens: zaken zoals het zoeken naar oude bestanden of het automatiseren van het proces om gegevens bij te werken.

Twee gevallen waarin het misschien beter is om NIET te automatiseren:

• Wanneer de usecase een menselijke beslissing vereist
  Hoewel we fans zijn van het automatiseren als het op belangrijke data en beslismomenten aankomt, zijn er altijd beslissingen die beter aan mensen kunnen worden overgelaten, bijvoorbeeld het accepteren of afwijzen van kandidaten.
• Wanneer de usecase menselijk contact vereist
  Hoewel er mogelijkheden zijn om een spraakassistent afspraken te laten maken, gaat er niets boven de stem van een echt persoon. Het bellen van kandidaten of gesprekken met klanten kunnen beter aan recruiters of accountmanagers worden overgelaten.

Organiseer je doelen, bepaal de belangrijke punten in je recruitment- of salescyclus en plan de stappen en timing voor de automation met ons werkboek voor recruitment automation.

Visuele workflowmaker Maak eenvoudig workflows aan door middel van klikken in plaats van programmeren.

E-mail template designer met sleepfunctie Creëer prachtige, mobielvriendelijke e-mailsjablonen om in je workflows te gebruiken.

Tekstberichten Creëer en verzend tekstberichten als deel van geautomatiseerde processen en reageer wanneer kandidaten vragen hebben of zorgen uiten.

Partner-integraties Geïntegreerd met andere applicaties om de mogelijkheden uit te breiden.

Zoeken in/gebruik maken van verschillende bronnen Zoek in alle bronnen om zeer gedetailleerde doelgroepsegmenten te maken die je in workflows kunt gebruiken.

Specifieke functionaliteiten voor arbeidsbemiddeling/recruitment Ga voor een oplossing die is ontworpen om met klanten, kandidaten, voorstellen, plaatsingen, vacatures en meer om te gaan.

Website-tracking Volg het gedrag van kandidaten en klanten die je website bezoeken en gebruik die informatie voor geautomatiseerde handelingen.

Feedback verzamelen Leg tevredenheids- of NPS-scores van kandidaten en klanten vast, zodat je precies weet hoe je organisatie het doet.

Veld-updates/terugschrijven Hou automatisch gegevens actueel door veldwaardes bij te werken en gegevens terug te schrijven naar het ATS op basis van antwoorden op vragenlijsten, gedateerde gegevens of online gedrag.

Smart tokens/tags samenvoegen Personaliseer al je communicatie met veldwaardes die direct uit bronbestanden komen en maak dynamisch gebruik van informatie die relevant is voor de kandidaat of klant in kwestie.

Ingebouwde vragenlijsten Stel vragenlijsten op om te informeren naar beschikbaarheid, cv’s te verzamelen, kandidaten te filteren, reacties na het gesprek te horen en meer.

Hoe Bullhorn kan helpen bij de weg naar automation

Wij gaan voor innovatie

Een toelichting op de veranderingen in het huidige landschap: Terwijl COVID-19 een enorme indruk achterlaat op eenieders leven en de branche, moeten recruitment organisaties dagelijks omgaan met moeilijke beslissingen. Temidden van alle uitdagingen die op ons pad komen, is het des te belangrijker om positieve veranderingen te implementeren die helpen bij het verbeteren van de kandidaat en klantrelaties, de productiviteit verhoogt in een nieuw landschap en de overall efficiëntie van jouw organisatie.

Om je een beetje op weg te helpen bij het in gang zetten van transformatie, hebben wij een aantal van onze klanten uitgelicht die succesvol een technologische verandering hebben geïmplementeerd in hun organisatie.

P.S. We hebben ook specifieke informatie gerelateerd aan de COVID-19 crisis gepubliceerd; bekijk de informatie hub.

Martijn Lussenburg van Aditech betwist de uitvoerbaarheid van die benadering: “Wees kritisch over de manier waarop je geld verdient en welke bedrijfsstrategie je wilt volgen. Het is gemakkelijk om elke kans om geld te verdienen aan te grijpen, maar stel jezelf de vraag: pak ik deze kans, of kan ik beter op zoek gaan naar die mooie deal?”

En het zijn niet alleen CFO’s die op kosten besparen. “Door de pandemie hebben wij onze organisatie doorgelicht en elke kostenpost beoordeeld op nut en noodzaak: hoe belangrijk is deze uitgave op dit moment en levert die ons iets op? Dat stimuleert mensen om bewuster met zakelijke budgetten om te gaan. Het is geweldig om te zien hoeveel kosten wij besparen door die simpele vragen te stellen en eerst intern te kijken voordat wij extern kijken,” zegt Daniel Hutchins.

Marijn Lussenburg is het daarmee eens: “De menselijke factor bij het matchen van partijen moeten we niet onderschatten. Recruiters die kunnen focussen op het matchen van kandidaten op basis van soft skills, zullen belangrijker worden naarmate wij ons ontwikkelen in het proces van digitale transformatie en automatisch matches kunnen realiseren op basis van hard skills.“

De CFO’s zijn het erover eens dat het omarmen van de digitale transformatie van de branche niet zomaar een kans is: organisaties die de kracht van procesautomatisering niet benutten, lopen het risico achterop te raken bij de concurrentie.Terwijl we 2021 beginnen met de pandemie achter ons aan, is digitale transformatie belangrijker voor de toekomst van je organisatie dan ooit tevoren. “Ik denk dat iedereen wel in zijn of haar achterhoofd houdt dat iets dergelijks opnieuw zou kunnen gebeuren. Wij moeten ervoor zorgen dat we klaar zijn voor de toekomst,” zegt Yaron Segal.

Kort en bondig voegt Martijn Lussenburg daaraan toe: “De sector als geheel heeft digitale transformatie nodig.”

Het vooruitzicht voor de executive search branche voor 2021 is voorzichtig optimistisch. Hoewel de respondenten een uitdagend 2020 achter de rug hebben, zijn velen het jaar sterk geëindigd. De meesten verwachten in het komende jaar dan ook herstel.

Hoe heeft jouw organisatie in 2020 gepresteerd in vergelijking tot 2019?

Het is niet overdreven om te stellen dat 2020 een uitdagend jaar was voor executive search-bureaus. Slechts 19 procent van de respondenten gaf aan dat hun omzet in 2020 is gestegen vergeleken met 2019. Het lichtpuntje? Bureaus zijn het jaar sterk geëindigd. Toen we in juni 2020 bureaus ondervraagden, gaf maar liefst 72 procent van de respondenten aan dat hun omzet was gedaald in vergelijking met de eerste helft van 2019. Aan het eind van het jaar zei slechts (!) 44% van de respondenten dat de jaar-op-jaaromzet was gedaald. Deze sterke finish is mogelijk een verklaring voor de over het algemeen positieve verwachtingen voor 2021.

Hoe verwacht je dat de omzet zal veranderen in 2021?

Bijna een kwart van de respondenten verwacht dat hun omzet jaar op jaar meer dan 25 procent zal stijgen. Slechts zeven procent verwacht het komende jaar een afname. Deze verwachtingen zijn bijna identiek aan die aan het begin van 2020, ondanks andere omstandigheden.

Gaan bureaus meer investeren in 2021?

Hoewel de exploitatiebegroting voor 2021 vergelijkbaar zou moeten zijn met 2020, is het voor respondenten 26% waarschijnlijker dat ze in 2021 in technologie zullen investeren dan ze begin vorig jaar dachten. Daarbij is de kans 19% groter dat ze zullen investeren in omscholing.

Vorig jaar konden respondenten niet besluiten op welke groep de grootste focus moest liggen: op kandidaten of op klanten. Beide stonden bovenaan de lijst. Dit jaar is er een duidelijke winnaar: het binnenhalen van nieuwe klanten is zonder twijfel de topprioriteit voor executive search-bureaus in 2021.

Wat zijn jouw topprioriteiten voor 2021? (Top 5)

Relaties staan centraal in 2021 met zowel kandidaten als klanten als topprioriteit. Mogelijk als gevolg van een uitdagend 2020 is de noodzaak om nieuwe klanten aan te trekken enorm gestegen. Van de respondenten is 54 procent meer geneigd om dit als topprioriteit voor 2021 aan te merken.

Wat zijn de grootste uitdagingen voor bureaus in 2021? Wij gaan dieper in op de vele uitdagingen die bureaus voor het komende jaar anticiperen.

Wat zijn jouw grootste uitdagingen voor 2021?

Het zal geen verrassing zijn dat COVID-19 en de gevolgen daarvan een grote factor zijn voor exec search-bureaus in 2021. Het is interessant om te zien dat, ondanks de hoge werkloosheid, respondenten nog steeds aangeven dat een tekort aan gekwalificeerde kandidaten een grote uitdaging is.

Het tekort aan talent vormt al jaren een probleem voor de sector. Op welke manier hebben COVID-19, de effecten ervan op de arbeidsmarkt en de werkloosheidspercentages de tekorten aan vaardigheden beïnvloed?

Zorgen rondom het tekort aan vaardigheden houden aan

Het merendeel van de respondenten zegt dat er een tekort aan talent is. Exec search-bureaus die zijn gespecialiseerd in IT worden het hardst geraakt door een gebrek aan geschoold talent: 76 procent van die respondenten geeft aan dat er een tekort is.

In het verleden stond de executive search-branche niet altijd bekend om het omarmen van technologie, maar dat lijkt niet langer het geval. Wat vinden de respondenten van digitale transformatie – het inzetten van innovatieve technologie om een organisatie te transformeren met als doel beter opereren en meer waarde aan klanten en kandidaten bieden? De resultaten zijn eenduidig: bureaus zijn meer bezig met digitale transformatie, grotendeels als gevolg van COVID-19.

Is er een digitale transformatiestrategie?

De executive search-branche is in een unieke positie om bij te dragen aan de discussie over diversiteit, kansengelijkheid en inclusie (Diversity, Equity and Inclusion, DEI) voor werknemers. Executive search-professionals lopen tegen vragen aan rondom DEI en de behoeften vanuit kandidaten en klanten. Wij hebben onze respondenten verschillende vragen gesteld over de vertegenwoordiging en inclusie binnen de sector, evenals over de D&I-eisen van hun klantenbestand.

Zijn er klanten die om shortlists van diverse kandidaten vragen?

Het merendeel van de executive search-professionals heeft minimaal een aantal klanten die vragen om gedifferentieerde kandidatenshortlists. Het valt op dat ondanks de toename van maatschappelijke debatten rondom DEI op het werk, het aantal klanten dat vraagt om gedifferentieerde shortlists is afgenomen in vergelijking met het jaar ervoor. 67 procent geeft aan dat ze dit jaar verzoeken voor gedifferentieerde shortlists hebben ontvangen in vergelijking tot 72 procent vorig jaar.

Is er een diversiteitstekort in de talentenpools waarin je kandidaten vindt voor jouw klanten?

Respondenten zijn verdeeld als het erom gaat of er al dan niet een tekort aan diversiteit is in hun talentenpools. Dit is een grote verandering ten opzichte van vorig jaar, toen nog 60 procent van de respondenten aangaf dat er een tekort aan diversiteit in de kandidatenpools was.

Technologie is een aanzienlijke investering, maar het merendeel van de bedrijven geeft aan dat er zorgen zijn over het gebruik ervan. Hoewel veel van de obstakels die het gebruik van de technologie in de weg staan van interne aard zijn (gebrek aan tijd en veel verloop van personeel), ligt de vaakst voorkomende verklaring bij de leverancier: beperkte training. Zoek een leverancier met goede leermogelijkheden zodat je waar voor je geld krijgt.

Hoe beoordeel je de mate waarin je team gebruikmaakt van jullie huidige recruitmenttechnologie?

Er zijn meer respondenten die aangeven dat hun technologie niet wordt gebruikt (10%) dan respondenten die zeggen dat er volledig gebruik van hun technologie wordt gemaakt (9%). Software kan een exec search-bureau alleen helpen met het realiseren van doelen als die daadwerkelijk gebruikt wordt door het team, wat benadrukt hoe belangrijk training, implementatie en buy-in zijn.

Wat is het belangrijkste obstakel dat voorkomt dat jullie technologie intern gebruikt wordt?

Waarom maken bedrijven geen goed gebruik van hun technologie? Ruim de helft van de respondenten gaf redenen die te maken hebben met training. Dit is een stijging van 50 procent van respondenten die problemen met training als reden noemen. Het is een teken dat thuiswerken of andere gevolgen van de pandemie mogelijk invloed hebben op het onboarden van medewerkers bij nieuwe technologie.

Welke trends voor executive search volg jij in 2021?

Respondenten noemden diversiteit, thuiswerken en digitale transformatie als drie trends die ze met de meeste belangstelling zullen volgen in 2021. Wij houden deze trends goed in de gaten, en onderzoeken, advies en nieuws met jou delen.

Schrijf je in voor onze content updates, zodat je niets hoeft te missen!

Voor het eerst in de moderne geschiedenis is het aanbod van beschikbare menselijke arbeid lager dan de wereldwijde vraag, wat resulteert in een tekort aan talent. Naarmate bedrijfsmodellen veranderen en de technologie evolueert, veranderen ook de kwaliteiten van kandidaten, wat resulteert in een tekort aan vaardigheden.
Hoe kan de recruitmentsector kandidaten vinden om deze openstaande vacatures te vervullen? Het antwoord is reskilling: neem kandidaten die de aanleg hebben om te veranderen en investeer in scholing om hen uit te rusten met de vaardigheden die nodig zijn voor de banen van de toekomst.

Lees meer

De Stichting Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg (W&G) is een professionele, praktisch ingestelde en flexibele organisatie. De stichting verleent materiële en immateriële hulp aan mensen die om uiteenlopende redenen een beroep op hen doen. W&G is eind 2010 vanuit 12 werkeenheden met in totaal 244 vestigingen in Nederland werkzaam in de werkvelden maatschappelijke opvang, jeugdzorg, geestelijke gezondheidszorg, ouderen- en gezondheidszorg, reclassering, verslavingszorg, preventie en maatschappelijk herstel. Jaarlijks verleent de stichting hulp en zorg aan ongeveer 40.000 mensen. Eind 2010 werken bij de stichting ruim 5.200 betaalde, professionele medewerkers en zijn bijna 1.000 vrijwilligers actief.

Ter ondersteuning van het werving- en selectieproces heeft het Leger des Heils gekozen voor het Connexys recruitmentsysteem.

Standaardisering

De organisatie is voortdurend op zoek naar nieuwe medewerkers. Vooral functies in de hulpverlening, zoals sociaal pedagogisch medewerker en verpleegkundige staan met enige regelmaat vacant. Maar ook gedragswetenschappers en ICT’ers kunnen een mooie carrière bij het Leger des Heils hebben. De werving- en selectieprocedure binnen het Leger des Heils is (grotendeels) decentraal geregeld. ‘Wij hebben 12 werkeenheden in Nederland met een eigen directievoering. Het recruitmentproces willen we verder standaardiseren en daarbij willen we gebruikmaken van nieuwe technologieën en nieuwe media, teneinde efficiënter en effectiever op de arbeidsmarkt te opereren. In het gebruikmaken van één database zien wij vele voordelen. Één van de voordelen van het werken met het Connexys recruitmentsysteem is, dat de kandidaten voor meerdere regio’s inzichtelijk worden, zodat als er goede kandidaten vanuit een procedure van de ene regio ‘overblijven’, deze benaderd kunnen worden door een andere regio. Tot op heden had men geen kennis van elkaars kandidaten’, aldus Aart Hulleman, senior beleidsmedewerker personeelszaken.

Christelijke identiteit

De stichting werkt vanuit een christelijke motivatie. Centraal daarbij staan rechtvaardigheid, gerechtigheid en solidariteit. In het ‘er zijn’ voor kwetsbare mensen speelt de identiteit van de organisatie, het persoonlijk geloof van de medewerkers en de specifieke Leger des Heilscultuur een belangrijke rol. Van alle medewerkers van de Stichting Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg wordt dan ook verwacht dat zij over een christelijke levensovertuiging beschikken; dit wordt als één van de persoonlijke competenties gezien. De medewerkers van de stichting hebben verschillende achtergronden, maar delen in de kern hetzelfde geloof. Vanuit deze identiteit wordt de zorg geboden die nodig is. Zorg voor alle mensen die bij het Leger des Heils komen, ongeacht hun achtergrond.

*Deze content is ontwikkeld voorafgaand aan de overname van Connexys door Bullhorn. De Connexys producten en dienstverlening blijven onverkort voortbestaan; specifieke informatie over het bedrijf kan echter op sommige punten niet meer actueel zijn.